RGPD y formulario de contacto: qué debes incluir para cumplir la normativa

Un formulario de contacto recoge datos personales (nombre, correo, teléfono). Por eso está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la normativa española. Cumplirlo es sencillo si se hace con orden.

Este artículo es orientativo y no sustituye el asesoramiento legal. Valida tus textos con un profesional.

1. Informa antes de recoger los datos

Junto al formulario debe haber un aviso claro con, como mínimo:

• Quién es el responsable (nombre o razón social, NIF, dirección y contacto).
• Para qué se usarán los datos (responder a la consulta, enviar un presupuesto).
• Base legal (consentimiento o medidas precontractuales a petición del interesado).
• A quién se comunican (proveedores de alojamiento o correo como encargados del tratamiento).
• Cuánto tiempo se conservan.
• Derechos de las personas y cómo ejercerlos.
• Enlace a la política de privacidad completa.

Un formato muy utilizado es el de doble capa: un resumen breve junto al formulario y el texto completo en la política.

2. Consentimiento: casilla y no marcada

Cuando necesites el consentimiento del usuario:

• Debe ser una acción afirmativa: una casilla sin marcar de antemano.
• No puede ser obligatorio para finalidades distintas a la consulta (por ejemplo, para recibir publicidad).
• Si quieres enviar comunicaciones comerciales, pídelo con una casilla separada.

3. Recoge solo lo necesario

Aplica el principio de minimización: pide solo los datos que de verdad necesitas. Un teléfono y un correo a la vez, cuando basta con uno, es un campo innecesario.

4. Protege los datos

• Conexión HTTPS.
• Protección contra spam (campo trampa, límites de envío, verificación).
• Almacena y envía los datos de forma segura; accesos limitados a quien lo necesite.
• Si usas servicios de terceros (correo, CRM), formaliza el contrato de encargado del tratamiento.

5. Conservación y derechos

• Define un plazo de conservación razonable y bórralo al cumplirse.
• Prepara un procedimiento para atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad.
• Responde dentro de los plazos legales.

6. Cookies y formulario

El formulario en sí no exige cookies, pero tu web puede tener otras herramientas (analítica, publicidad). Estas deben bloquearse hasta que el visitante acepte, con un banner que permita rechazar tan fácilmente como aceptar.

7. Registro de actividades

Si tratas datos de forma habitual, mantén un registro de actividades de tratamiento sencillo: qué datos, para qué, base legal, plazos y encargados.

Lista rápida

• ☐ Responsable identificado
• ☐ Finalidad clara
• ☐ Base legal indicada
• ☐ Casilla de aceptación sin marcar
• ☐ Enlace a la política de privacidad
• ☐ Casilla separada para publicidad (si procede)
• ☐ Protección anti-spam
• ☐ Plazo de conservación y derechos
• ☐ Contratos con encargados del tratamiento

Hacemos formularios y páginas legales conformes desde el diseño; si quieres revisar los tuyos, escríbenos.